Прием на работу. Образец процедуры в таблице

Шаг 1. Учесть законодательные требования и ограничения

Возраст работника

Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста 16 лет (ч. 3) ст. 20, ч. 1 ст. 63 ТК РФ).

Предусмотрены исключения: достигшим 15 лет можно заниматься легким трудом, не причиняющим вреда здоровью при получении общего образования, либо продолжением обучения по общеобразовательной программе по иной, чем очная, форме обучения. С работниками, достигшими возраста 14 лет, можно заключить трудовой договор только с согласия одного из родителей (попечителя) и органа опеки и попечительства для выполнения в свободное от учебы время легкого труда, не причиняющего вреда его здоровью и не нарушающего процесса обучения (ч. 2) , ч. 3) , ч. 4) ст. 63 ТК РФ)

Необходимость прохождения медосмотра

По общему правилу поступающие на работу не должны проходить медицинский осмотр (обследование).

Однако для некоторых категорий предусмотрен обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование) при заключении трудового договора. К таким сотрудникам относятся: не достигшие возраста 18 лет (ст. 266) ТК РФ), работники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 1) ст. 213 ТК РФ), занятые на работах, связанных с движением транспорта (ч. 2) ст. 328 ТК РФ), работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, лечебно-профилактических и детских учреждений (ч. 2) ст. 213 ТК РФ), привлекаемые на работу в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности из других местностей (ст. 324) ТК РФ). Цель этого – предупреждение возникновения болезней и определение пригодности к работе по состоянию здоровья

Шаг 2. Ознакомить работника с локальными нормативными актами

Ознакомить работника под роспись с локальными нормативными актами, связанными с его трудовой деятельностью

Сделать это нужно до подписания трудового договора (ч. 3) ст. 68 ТК РФ). Закон не устанавливает исчерпывающий перечень локальных нормативных актов, связанных с трудовыми отношениями, однако есть ряд обязательных локальных нормативных актов, которые любой работодатель обязан утвердить. К их числу относятся: правила внутреннего трудового распорядка (ч. 3) ст. 68 ТК РФ), положение о персональных данных (ст. 87) ТК РФ), положение (или раздел в правилах внутреннего трудового распорядка) об оплате труда (ст. 135) ТК РФ), правила и инструкции по охране труда (п. 21) ч. 2 ст. 212 ТК РФ).17:10 14.11.2012

При проверке трудовой инспекции отсутствие данных документов чревато для компании и уполномоченного должностного лица компании (генерального директора или начальника кадровой службы) штрафами. 

Если работодателем помимо перечисленных утверждены другие (дополнительные) локальные нормативные акты, будущего работника нужно ознакомить и с ними

Шаг 3. Ознакомить работника с трудовыми обязанностями

Четко и подробно описать трудовые обязанности работника в должностной инструкции, ознакомить с ней работника под роспись   

Распространенная на практике ошибка: в договоре есть указание на то, что работник выполняет обязанности в соответствии с должностной инструкцией, однако нет никаких подтверждений того, что работник с ней ознакомлен. В случае спора о невыполнении работником трудовых обязанностей работодателю будет практически невозможно отстоять свою позицию, поскольку работодатель не вправе требовать выполнения работ от работника, не обусловленных трудовым договором (ст. 60) ТК РФ). Поэтому важно предоставить работнику под роспись должностную инструкцию, которая может оформляться и приложением к договору, и как отдельный документ (определение Московского городского суда от 13.07.10 по делу № 33-20805) ). Если она является самостоятельным документом, достаточно ее утвердить и ознакомить с ней работника. Его подпись на экземпляре компании или специальном листе ознакомления будет подтверждением того, что работник ознакомлен с кругом своих обязанностей. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен (письмо Роструда от 31.10.07 № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников») ). Вместо этого варианта можно включить подробное описание должностных обязанностей непосредственно в трудовой договор.

Шаг 4. Взять с работника согласие на обработку персональных данных

На обработку персональных данных важно получить согласие работника (п. 1 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных»)

Работодатель обрабатывает персональные данные работников для выполнения обязанностей, предусмотренных законом. Поэтому на первый взгляд получение согласия не требуется (п. 2) ч. 1 ст. 6 закона № 152-ФЗ ). Но, во-первых, компания начинает обработку данных еще до того, как соискатель стал работником. Во-вторых, компания может в дальнейшем использовать персональные данные для целей, выходящих за рамки установленных законодательно обязанностей (для размещения на визитках сотрудника, на сайте компании и т. д.).

Поэтому во избежание споров такое согласие лучше оформить в виде отдельного заявления, подписанного сотрудником (ч. 4) ст. 9 закона № 152-ФЗ). Нужно тщательно продумать и заранее разработать форму заявления, содержащую максимально полный перечень возможных действий с персональными данными, на совершение которых работник дает согласие 

Шаг 5. Подписать трудовой договор

Оформить трудовой договор не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к выполнению обязанностей (ч. 2 ст. 67 ТК РФ)

Трудовой договор оформляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой (с подписью работника в получении своего экземпляра) хранится у работодателя (ч. 1) ст. 57 ТК РФ).  

Трудовой договор будет считаться заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, но без оформления трудового договора в письменной форме (ч. 2) ст. 57 ТК РФ). Однако лучше сразу оформлять договор в письменном виде: это позволит избежать лишних проблем при проверке, а также споров с работником в отношении условий договора

Шаг 6. Издать приказ о приеме на работу

Оформить прием на работу приказом (распоряжением) работодателя 

Приказ о приеме работника на работу (форма № Т-1) , утвержденный приказом Госкомстата России от 05.01.04 № 1) ) является одним из обязательных кадровых документов. Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. В приказе указываются дата начала работы и ее срок (если заключен срочный трудовой договор), установленный оклад и надбавки. Он объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Если условие об испытательном сроке зафиксировано в трудовом договоре, срок испытания в обязательном порядке должен быть также указан в соответствующей строке приказа о приеме на работу  

Шаг 7. Оформить трудовую книжку и личную карточку работника

Внести запись в трудовую книжку и оформить личную карточку работника

Если работа является для работника основной и он проработал в компании свыше пяти дней, нужно внести запись в его трудовую книжку (ч. 3) ст. 66 ТК РФ). 

Если сотрудник принят на работу впервые, трудовую книжку нужно оформить в течение недели со дня его трудоустройства в его присутствии (п. 8) Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). Сейчас трудовая книжка оформляется всем, включая "иностранцев". 

Личная карточка работника относится к одному из обязательных для оформления документов (форма № Т-2) ). Работодатель обязан дублировать в ней записи, вносимые в трудовую книжку, и знакомить работника с ними под роспись (п. 12) Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225) 

Условия, которые обязательно должны присутствовать в трудовом договоре

Место работы

(абз. 2) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)

Необходимо указать адрес места работы. Если есть возможность конкретизировать место работы более детально (вплоть до номера кабинета, например), такое условие будет полезным работодателю в случае прогула работника (в такой ситуации проще доказать факт отсутствия работника на рабочем месте). Если работник принимается в обособленное структурное подразделение, это должен быть адрес обособленного подразделения. Под обособленным подразделением понимается не только представительство или филиал, но и любое иное подразделение в другой местности, чем местонахождение компании. Причем другая местность – это местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (п. 16) постановления Пленума Верховного суда от 17.03.04 № 2)  

Трудовая функция (абз. 3) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)

Необходимо указать должность в соответствии со штатным расписанием компании или профессию, специальность с квалификацией или конкретный вид порученной сотруднику работы (последний вариант применяется в случае заключения срочного трудового договора для заведомо определенной работы, временных, сезонных работ, работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя, – ч. 1) ст. 59 ТК РФ)   

Дата начала работы (абз. 4) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)

Если трудовой договор заключен на неопределенный срок, указывается только дата начала работы. Если заключается срочный трудовой договор, то указывается также срок действия и обстоятельства или причины (основания) для заключения срочного трудового договора   

Условия оплаты труда (абз 5) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)

Нужно указать размер зарплаты в соответствии с принятыми в компании системами оплаты труда (ст. 135) ТК РФ) и порядок ее выплаты. Зарплата выплачивается в рублях не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором (ч. 6) ст. 136 ТК РФ). В договоре нужно указать числа календарного месяца, в которые выплачивается зарплата, в том числе аванс (включая размер аванса), либо сделать отсылку к локальным нормативным актам, регулирующим порядок выплаты. Формулировка «заработная плата выплачивается не позднее такого-то числа», противоречит закону, так как должен быть зафиксирован конкретный день, а не период выплаты   

Режим рабочего времени и времени отдыха (абз. 6) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)

По общему правилу режим рабочего времени и времени отдыха утверждается правилами внутреннего трудового распорядка. Но если у работника режим рабочего времени и времени отдыха отличается от общих правил, установленных в компании, необходимо указать его особый режим в трудовом договоре (гибкий график, неполный рабочий день)   

Компенсации (абз. 7) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)

Если работник принимается на работу, которая отнесена законодательством к понятию тяжелой работы или работы с вредными (опасными) условиями труда, необходимо указать в трудовом договоре характеристики условий труда на рабочем месте и полагающиеся работнику компенсации за соответствующие условия труда  

Условия о характере работы (абз. 8) ч. 2 ст. 57 ТК РФ) 

Если у работника нестандартный характер работы (например, подвижной, разъездной, в пути и т. д.), это нужно указать. Чаще всего такое условие устанавливается для водителей, курьеров, мерчендайзеров

Об обязательном соцстраховании

 (абз. 9) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)

В трудовой договор обязательно нужно включить условие о том, что работодатель осуществляет обязательное социальное страхование работника в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами. Можно привести ссылки на конкретные законы, регулирующие обязательное социальное страхование работников, в частности от 16.07.99 № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования») , от 15.12.01 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в РФ») , от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»